Je déteste la to-do list : 3 alternatives pour s'organiser autrement

• Les bienfaits de la to-do list
• Pourquoi la to-do list ne convient pas à tout le monde ?
• La technique de la mosaïque
• La méthode japonaise du Kanban Board
• La méthode Eisenhower Matrix

Difficile dans nos sociétés actuelles de prendre le temps de faire les choses : elles doivent la plupart du temps être réalisées rapidement. Un casse-tête pour les personnes qui laissent leurs pensées s’éparpiller et ont du mal à se concentrer. Pour remédier à tout ça, bon nombre de personnes sont de grandes adeptes des « to-do lists ». Cela ne fonctionne cependant pas pour tout le monde.

Les bienfaits de la to-do list

Le principe d’une to-do list est simple : il s’agit de lister dans un certain ordre toutes les tâches que nous devons effectuer, et les rayer une fois qu’elles sont terminées. Ce dernier point donne généralement un grand sentiment de satisfaction. Dans une interview accordée au Guardian en mai 2017, le psychologue David Cohen expliquait que sa vie serait « bien plus désordonnée sans les to-do lists ». Elles lui permettent de réduire son anxiété, lui donnent une structure claire à suivre et attestent de ses accomplissements. 

Une étude réalisée en 2011 par des professeurs de l’université de Wake Forest en Floride (États-Unis) démontrait les bienfaits de la to-do list, révélant que nous étions généralement bien plus distraits lorsque les tâches que nous devons effectuer ne sont pas inscrites quelque part. Le simple fait d’écrire un plan d’action à l’avance pouvait réduire l’anxiété et faire gagner en efficacité. La psychologue russe Bluma Zeigarnik relevait de son côté, toujours dans les colonnes du Guardian, que les tâches urgentes avaient tendant à obnubiler le cerveau. Cette dernière a théorisé « l’effet Zeigarnik », expliquant que l’on se rappelle davantage des choses que l’on doit faire que de celles qui ont déjà été faites.

Pourquoi la to-do list ne convient pas à tout le monde ?

Cependant, les to-do lists ne fonctionnent pas toujours. Ou tout du moins, elles ne fonctionnent pas pour tout le monde. En effet, dans le cas de certaines personnes, elles réduisent la créativité et introduisent une certaine forme de monotonie au quotidien. David Allen, spécialiste du « time management » interrogé par The Guardian, déclarait qu’une personne avec un agenda surchargé ne pourrait pas réaliser toutes ses tâches sans un minimum d’organisation, même en les listant. Une to-do list doit donc avoir des objectifs clairement définis, ce qui peut être compliqué pour certaines personnes. 

D’autres personnes trouvent également que les to-do lists sont un facteur de stress, surtout lorsque l’on constate que le temps tourne et que nous n’avançons pas dans les tâches que nous avons à effectuer. Voilà pourquoi il existe plusieurs méthodes alternatives plus flexibles pour celles et ceux qui ne font pas de to-do list, mais qui souhaitent pouvoir bien s’organiser au travail ou dans leur vie personnelle.

La technique de la mosaïque

La technique de la mosaïque a pour objectif de maximiser sa productivité tout en conservant un équilibre entre vie personnelle et vie professionnelle. Elle s’inspire de l’art d’aligner des pièces de faïence ou de verre pour créer un motif esthétique et complexe, et permet de retrouver un vrai sentiment de contrôle sur son emploi du temps. Comment ? En bloquant des créneaux pour des activités dédiées. Développée par Cassie Holmes, professeure en marketing et en prise de décision comportementale à UCLA (Californie), et autrice de Happier Hour, cette méthode est simple : « Pensez à chaque heure comme à un carreau qui, une fois assemblé avec le reste, forme la belle mosaïque colorée de votre vie. C’est votre temps. C’est vous qui choisissez et placez les carreaux. Vous décidez de la meilleure façon de les ordonner au cours de la semaine. La mosaïque que vous créez est la magnifique vie que vous avez l’occasion de vivre », explique-t-elle à Stylist UK. 

Pour ce faire, il vous suffit de vous munir d’un semainier (papier ou virtuel, selon vos envies), et de le remplir en attribuant à chaque type d’activité un code couleur, pour mieux vous y retrouver. Commencez par les impondérables : réunions professionnelles, activités récurrentes, etc. Puis, agencez le reste de vos envies et de vos besoins. Le fait d’avoir un support visuel vous aidera à mieux vous y retrouver.

La méthode japonaise du Kanban Board

Issue du Japon, le Kanban Board (que l’on pourrait traduire par « tableau de signal visuel ») est une méthode d’organisation qui a pour objectif d’optimiser le travail, via la création d’un tableau visuel relevant les tâches que vous avez à effectuer.

Si vous avez l’habitude d’utiliser des rétro-plannings, vous devriez vite comprendre le principe. Ici, il vous faudra créer un tableau avec plusieurs colonnes, qui correspondent chacune à une étape de validation. Ainsi, chaque fois que vos projets entrent dans une nouvelle étape, vous pouvez les glissez dans la colonne suivante, ce qui permet d’avoir une idée claire de leur avancée.

La méthode Eisenhower Matrix

Lorsque vous avez beaucoup de tâches à effectuer, il est possible que vous ayez du mal à savoir où commencer. C’est ici que la méthode Eisenhower Matrix (ou la matrice d’Eisenhower) entre en jeu. Il s’agit de classer vos tâches en fonction de leur degré d’urgence et d’importance, vous permettant ainsi de mieux hiérarchiser vos priorités. Les catégories recommandées sont les suivantes :

• urgent
• peu urgent
• important
• peu important

Si une tâche est à la fois « urgente » et « importante », elle doit être effectuée en priorité. Si elle est « urgente » mais « peu importante », l’idéal est de la déléguer. Si elle est « importante » mais pas « urgente », elle doit être programmée pour plus tard. Enfin, si elle n’est ni « urgente », ni « importante », vous pouvez la supprimer de votre liste.

Cette méthode tire son nom du président des États-Unis, qui déclarait dans un discours de 1954 : « J’ai deux types de problèmes : des problèmes urgents et des problèmes importants. Les problèmes urgents ne sont pas importants et les problèmes importants ne sont jamais urgents ».

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